Gestión Empresarial
Eficiencia al interior de la empresa
Gestión de procesos
Conceptos y Mejores Prácticas de gestión empresarial.
Propósito
En esta sección se reconoce el desarrollo de procesos en una empresa o en un sistema empresarial. Se dan al interior de cada empresa, entre empresas y con el mercado. En términos físicos, permite conocer la trazabilidad del producto desde los insumos hasta la elaboración final. En términos monetarios, se expresan las relaciones de transacción entre las empresas, pero principalmente se conforma una cadena de valor al recorrer la generación del mismo hasta el comprador final.
Se facilita la comprensión de este tema a través del mapa de procesos de la empresa o de la red, una diagramación en bloques, con entradas y salidas para cada uno de ellos. Las entradas y salidas corresponden a flujos de materiales y de información. Esta presentación tiene varias ventajas: (1) se puede desagregar hasta el nivel de actividades, (2) se pueden asociar indicadores para evaluar el desempeño de las partes y de la red en total.
Mapa general de procesos
La representación simplificada que se acompaña, ilustra el sentido de un mapa de procesos. Aunque no imprescindible, los procesos se presentan asociados a las funciones de la empresa o red (de esta manera es más fácil asignar responsabilidades). En este caso, cada proceso agrupa a componentes con actividades específicas o afines.
Como es usual en sistemas de gestión de la calidad, en este caso los procesos en una cadena pueden agruparse de la siguiente manera.
Procesos para la realización del producto Se basan en los procesos generadores de valor, directamente o que son indispensables para ello, como el aprovisionamiento de insumos, la transformación y la distribución.
Procesos de apoyo Contribuyen a los de realización del producto. Como: gestión de recursos, capacitación, innovación, información, comunicación, gestión del financiamiento.
Procesos de gestión Asociados a la conducción de los procesos de realización y su mejora continua. Como la fijación de políticas y objetivos, estrategia, auditorias internas, evaluación del desempeño.
Procesos de aprovisionamiento externo A través de los cuales se abastecen los proveedores internos. Incluye información de disponibilidad, precios y despacho.
Procesos directamente relacionados con los clientes Brindando información sobre sus requerimientos. Adquiriendo los productos finales y evidenciando satisfacción.
Cada proceso tiene entradas y salidas, y a su interior se desarrollan actividades. Por ejemplo, a partir del mapa simplificado se ilustra lo que hay que desarrollar en cada caso específico, como para el proceso de aprovisionamiento en la empresa.
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Proceso |
Entradas |
Procedencia |
Actividades |
Salidas |
Destino |
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Aprovisiona-miento |
Información de mercados |
Clientes |
Gestión de información |
Pedidos |
Proveedores externos |
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Información de precios y otras condiciones |
Proveedores externos |
Evaluación de propuestas y proveedores |
Pedidos |
Proveedores externos |
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Despacho |
Proveedores externos |
Gestión de compras y almacén |
Oferta de insumos |
Consumidores internos |
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Pedidos de insumos |
Consumidores internos |
Gestión de almacén |
Ventas |
Consumidores internos |
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Transformación |
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Distribución (mayorista y minorista) |
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Mapas jerarquizados
Cuando los mapas de procesos resultan muy complejos, es mejor presentarlos en progresiva desagregación, lo cual se hace hasta el nivel que resulte necesario. Por ejemplo, el proceso de aprovisionamiento, puede llevarse a un siguiente nivel.
Proceso de información De mercado, de precios, de pedidos.
Procesos de compra y almacenamiento De mercadería comprada.
Proceso de evaluación De proveedores externos.
Proceso de ventas A los consumidores internos en la empresa o red (hacia la transformación y distribución).
Relaciones entre procesos. Procesos de gestión y apoyo.